新迎中学钉钉办公平台使用管理办法

作者:新迎中学信息化处    发布日期:2021-12-14     阅读:1172  

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第一章总则

第一条  为规范钉钉使用和管理,强化信息传递的及时性、可控性和准确性,提高工作效率,提升学校信息化工作水平,根据学校实际情况,制定本办法。

第二条  本办法所称钉钉是指学校使用的,由阿里巴巴出品的“智能移动办公平台”,包括钉钉平台自有应用及学校开通的第三方应用。

第三条  钉钉为学校专门用于办公的协同办公平台,仅限于办公使用,与工作无关或违反法律、政府规定的信息不得在钉钉上发布和传递,否则由行为人自行承担相应责任。

第四条  本办法对学校各处室、班级及学校全体员工有约束力。

第五条  各师生员工应认真遵守学校保密管理办法、职业道德以及与学校签订的《劳动合同书》,不得将在钉钉上获得的信息擅自透露给学校以外人员。

第六条  信息被成功发送至接收人账号即产生“送达效力”,等同于发送人将信息当面呈送给接收人;

信息经接收人做出查看、下载等具体了解、控制信息的行为即产生“确认效力”,等同于接收人签字确认已接收并知悉所接收的信息;

信息经删除、转发、撤销、填写、提交、结束等具体行为即产生“处理效力”,等同于行为人按具体信息显示的内容完成工作,并为此承担相应责任。

第二章  账号

第七条  凡与学校签订劳动合同且在册的员工,应注册开通钉钉账号,并加入学校组织架构。

第八条  注册账号时应用本人经常使用的能正常收听电话、接收短信及连接到网络的电话号码。更换电话号码时,应及时变更钉钉账号绑定的电话号码,无须重新注册账号。

第九条  账号应当使用本人真实姓名显示,不得修改为非本人真实姓名以外的其他名称或符号。

第十条  新进入学校的员工,由学校信息化处负责在后台录入员工相应信息并向员工本人推送注册账号信息,员工本人根据提示注册账号。

第十一条  员工调整工作部门时,由主管部门及时将其调整至相应组织架构。员工在被调整工作部门时,也应及时通知主管部门调整本人所在组织架构。

第十二条  存在下列情况之一的,信息化处及时将账号从公司组织架构中移除:

(一)与学校终止劳动合同关系的;

(二)办理退休手续的;

(三)虽未办理退休手续,但根据学校安排被告内退的;

(四)其他原因,不再需要在学校组织架构内的。

第三章  登陆

第十三条  凡纳入学校组织架构中的员工,在工作时间内必须登陆钉钉账号,不得离线,以确保能及时接收及发送工作信息,但因特殊原因无法登陆的除外。若因未正常登陆导致延误工作,由该账号员工承担相应责任。

第十四条  账号可以通过电脑端或移动端登陆,也可同时登陆,且消息互相即时同步。

第十五条  若不在本人设备上登陆时,离开前应及时退出,避免账号被他人使用。

第十六条  各部门指定的收发文件信息人员负责学校内部专门的文件信息接收与分发工作,应当确保账号常在线状态,收到消息后根据学校相应管理办法,及时登记、分发及存档。

第十七条  管理员须经常查看登陆统计情况,对于登陆异常的人员,应提醒其登陆。

第四章  功能使用 

第十八条  学校使用的钉钉平台功能主要包括消息、钉消息、通讯录、钉盘、日志、视频会议、通达审批等应用,学校网站、学校邮箱等入口,以及后续开放的其他应用及入口。

第十九条 消息

消息主要用于发送及接收文字、语音以及图片、文档等文件。

平台内消息具有状态提醒功能,只要未提示“发送失败”即已成功发送给接收人,点击查看后即显示为“已读”状态。

消息接收人未及时查看时,发送人可选择转为“钉消息”,经转为“钉消息”后接收人无故仍不查看并导致工作延误的,接收人根据学校相应制度承担责任。情况紧急的,发送人应当及时电话联系接收人。

第二十条  钉消息

钉消息主要用于将普通消息转为手机短信、电话语音提醒,实现对消息的强化提醒,并可用于部门工作安排、会议及活动预约、个人日程安排等。

对于消息接收人未及时查看消息或审批流程中责任人未及时完成审批的,以及其他需要强化提醒消息接收人的,可通过转化钉消息或者直接发送钉消息,每人每天钉消息不得超过60条。收到钉消息的人员,应点击消息进行接收确认,以提升沟通效率。 

第二十一条  通讯录

通讯录主要用于记录员工姓名、联系电话、所在单位、工作岗位及工作状态等信息。

通讯录信息涉及电话号码等个人隐私,仅用于学校内部工作联系,不得直接或间接向学校以外人员透露通讯录中记录的他人信息,否则违反刑法规定的,将移交司法机关处理。 

第二十二条  钉盘

钉盘主要用于存储个人文件、发布公共文件及共享文件。其中“我的文件”由账号本人使用管理,“共享文件”可由任意员工上传需向特定或全体员工共享的文件,“企业文件”可由任意员工上传供全体员工浏览或下载的文件。 

上传人员一般不得在“企业文件”中上传容量超过1G的超大文件,所上传的文件失去使用价值时应及时删除,或经管理员提醒后及时删除。管理员在收到其他人员举报或学校领导指示后,可直接删除。 

第二十三条  日志

日志主要用于生产、管理中相应数据的提交,以形成数据汇总,满足相应管理工作需要。

日志模板由经授权的相应日志模板管理人员根据工作需要建立,并进行模板维护及数据管理、应用。

各部门应根据学校的要求,如实、及时填报相应日志,形成学校管理决策的科学、客观数据基础,日志一经报送或再次编辑,即时产生处理效力。

第二十四条 视频会议

视频会议主要用于各部门或员工之间进行即时视频+语音沟通,根据钉钉平台的通道,目前暂支持30方参加视频会议。

各部门指定专门人员作为视频会议联系人,负责视频会议的调试及会议期间的即时管理;联系人应当报送学校办公室备案,联系人变更或具体视频会议联系人变化时,须及时告知学校办公室。 

各部门在使用视频会议时应确保网络畅通,会议期间禁止使用办公网络在线观看视频或者下载大容量网络资源。会议尽量使用具备主流配置且运行流畅的计算机,条件具备的可以配置话筒、摄像头等外设,以提升视频会议质量。

第二十五条 通达审批

通达审批主要用于部分工作的在线审批及送阅,包括学校收文处理、档案利用、印章使用及其他审批流程。

发起人根据工作需要填写流程所需信息,按照相关管理制度对于具体工作流程的要求,交由相应人员处理。流程办理结束后,发起人应及时保存或者打印纸质流程单存档。 

收到审批流程后,主办人、经办人、会签人应根据流程要求及时办理,须在当前步骤办理结束的,进行结束流程操作,须其他人员继续办理的,进行转交下一步操作。 

全体员工应经常通过工作台进入通达审批查看工作情况,及时处理本人收到的工作流程;流程各步骤主办人应当随时关注流程进度,及时提醒相应人员办理流程。 

第二十六条  学校网站入口用于链接到学校外部网站页面,便于员工浏览学校网站。

第二十七条  学校邮箱入口用于链接到学校邮箱页面,便于学校邮箱使用人员登陆使用。

第二十八条  其他应用或新启用的应用,应当根据应用的使用规则使用。

第五章  管理

第二十九条 钉钉办公平台的管理员分主管理员及子管理员。主管理员由学校信息化处负责人负责;子管理员根据具体工作需要及领导决定,由相关部门负责人或工作人员负责,由主管理员进行设定。 

第三十条  主管理员负责协助钉钉专家维护平台的正常运转,负责平台内各应用的授权设置及专业性不强的应用维护。

第三十一条  子管理员在授权范围内负责相应应用及功能的维护与理。

第三十二条  本办法自发布之日起实施,由学校信息化处负责解释。

 

新迎中学信息化处


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